Năm 2026, đâu là chìa khóa để vận hành một Văn phòng công chứng thành công? Đó là sự kết hợp hoàn hảo giữa hạ tầng công nghệ số và sự tuân thủ lộ trình pháp lý khắt khe. Chúng tôi cung cấp giải pháp tư vấn chuyên sâu, giúp bạn xây dựng một mắt xích an toàn, minh bạch và uy tín hàng đầu trong hệ thống bổ trợ tư pháp qua bài viết dưới đây.
I. Tìm hiểu về công chứng và Văn phòng công chứng theo quy định pháp luật hiện hành.
Công chứng là gì? Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại theo quy định của pháp luật hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu.
Tổ chức hành nghề công chứng
Bao gồm Phòng công chứng (do Nhà nước thành lập) và Văn phòng công chứng (do cá nhân thành lập). Cả hai đều được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Văn phòng công chứng là gì?
Văn phòng công chứng (VPCC) là một tổ chức hành nghề công chứng, được thành lập và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. VPCC có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính.
II. Tổng quan về văn phòng công chứng
1. Vai trò của VPCC
- Với cá nhân, tổ chức: Đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch, giảm thiểu rủi ro tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
- Với Nhà nước: Hỗ trợ thực hiện pháp chế xã hội chủ nghĩa, giảm tải áp lực công việc cho cơ quan hành chính và tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước về dân sự, đất đai.
- Với chính văn phòng: Hoạt động như một đơn vị kinh tế tự chủ, đóng góp ngân sách thông qua thuế và tạo việc làm cho đội ngũ nhân sự pháp lý.
2. Chức năng của VPCC
Văn phòng công chứng thực hiện đầy đủ các chức năng của một tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm:
- Chức năng xác thực, xác nhận tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch, hợp đồng, giấy tờ dưới dạng văn bản hoặc một số giấy tờ khác.
- Văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo tính an toàn pháp lý cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch.
3. Cơ cấu tổ chức VPCC
III. Điều kiện về việc thành lập văn phòng công chứng
1. Điều kiện về loại hình doanh nghiệp
Điều kiện về loại hình doanh nghiệp VPCC bắt buộc phải thành lập theo loại hình công ty hợp danh. Không được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân hay công ty TNHH/Cổ phần. Phải có tối thiểu 02 CCV hợp danh.
2. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng
– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
– Tiêu chuẩn Công chứng viên được quy định như sau: Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
+ Có bằng cử nhân luật;
+ Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
+ Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định của Luật công chứng hiện hành;
+ Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
+ Công chứng viên hành nghề không quá 70 tuổi (theo quy định của Luật Công chứng 2024);
+ Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng theo quy định;
Lưu ý về thủ tục bổ nhiệm Công chứng viên: Để có Quyết định bổ nhiệm (thành phần bắt buộc trong hồ sơ thành lập VPCC), cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ gửi Bộ Tư pháp bao gồm:
Đơn đề nghị bổ nhiệm (mẫu quy định);
Phiếu lý lịch tư pháp;
Bản sao bằng cấp, giấy tờ chứng minh thời gian công tác pháp luật;
Giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo/bồi dưỡng và kết quả tập sự;
Giấy khám sức khỏe. (Thời gian giải quyết: Sở Tư pháp 10 ngày làm việc; Bộ Tư pháp 30 ngày).
3. Điều kiện về tên gọi của Văn phòng công chứng
Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
4. Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng
Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
5. Điều kiện về con dấu của Văn phòng công chứng
– Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
– Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy.
– Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
IV. Thủ tục thành lập văn phòng công chứng
1. Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng;
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng;
- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo Mẫu TP-CC-08-sđ ban hành kèm theo Thông tư số 03/2024/TT-BTP ngày 15/5/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung 08 thông tư liên quan đến thủ tục hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp.
2. Trình tự thực hiện
Bước 1: Nộp hồ sơ
– Các công chứng viên thành lập VPCC nộp hồ sơ đề nghị thành lập VPCC gửi UBND cấp tỉnh;
Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập VPCC, UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập VPCC. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Đăng ký hoạt động
– Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, VPCC phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp nơi cho phép thành lập
– Hồ sơ đăng ký gồm: Đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh trụ sở và danh sách công chứng viên hợp danh.
Bước 3: Cấp Giấy đăng ký hoạt động
– Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động của VPCC.
– Trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật. VPCC được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Bước 4: Công bố thông tin và Khắc dấu
– Sau khi có giấy đăng ký hoạt động, VPCC tiến hành khắc dấu (không hình Quốc huy) và đăng báo (03 số liên tiếp) về các nội dung đăng ký hoạt động.
– Thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp về ngày bắt đầu hoạt động chính thức.
Việc thành lập Văn phòng công chứng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện pháp lý để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho các giao dịch. Sự chuẩn bị chu đáo về hồ sơ và đề án khả thi là yếu tố quyết định giúp tổ chức hành nghề nhanh chóng được cấp phép và đi vào hoạt động.
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ với chúng tôi:
Công ty Luật TNHH Apex Legal (Đoàn Luật sư tỉnh Quảng Trị)
Số điện thoại: 0969 481 635 (Luật sư Apex Legal)
Địa chỉ cơ sở 1: C11 số 8, đường Hương Giang, phường Đồng Hới, tỉnh Quảng Trị
Địa chỉ cơ sở 2: 429 đường Quang Trung, phường Trần Phú, tỉnh Hà Tĩnh
Website: https://luatsuhoidap.com
